AI时代办公室岗位职业化综合能力提升

第一单元：角色实务——新常态下办公室人员角色重塑与职业素养 1．开题思考：新竞争时代：狼和羊，哪个需要跑得很快？石头和佛像：认清自己是谁？（岗位意识） 2. 怎样做好办公室人员角色？——办公室人员七重职业化角色重塑（1）制度践行者 （2）目标落实人 （3）金牌服务员 （4）问题解决人（5）团队教练员 （6）领导左右手 （7）同事知己者 3．怎样做好办公室人员角色？——办公室人员需要具备的职业素质（1）职业品行与事业信念； （2）理论素养与文化知识；（3）管理意识与专业技能； （4）服务理念与人际沟通。 4．怎样做好办公室人员角色？——办公室人员需要掌握的专业技能（1）良好的组织协调能力 （2）人际交往与沟通能力（3）执行与督查监管能力 （4）娴熟的公文写作能力（5）高效的会议组织能力 （6）精准的政商接待礼仪 5. 工具测评：办公室人员胜任能力SWOT分析表 第二单元：妙笔生花——AI+行政公文（应用文）写作实践技巧 1. 新常态下行政公文基础认知与写作误区 2. AI时代公文写作文风如何符合《公文条例》《八项规定》？ 3. 人工智能写作过程中容易出错的六大问题 4. AI生成公文及自动审核的关键（1）内容合规审查 （2）事实数据勘误 （3）敏感信息筛查（4）标准格式校对 （5）风格语气调整 （6）法律法规审查（7）自动审批流程 （8）备份记录留痕 5. AI公文写作及审核主流软件特点及方法掌握（1）新华妙笔 （2）Deepseek （3）讯飞星火公文（4）文心一言/豆包 （5）ChatGPT4.0中文版 6. AI写作人机‘问询六步法’（现场演示）：（1）我是谁？（问询人的行业、岗位或职业）；（2）我要做什么？（写作主题）；（3）做这个干什么用？（用途和受众）;（4）要求/强调是什么？（关键标准）;（5）达到什么效果？（预期呈现结果）;（6）进一步补充说明？（补充提问） 7. AI辅助公文写作的关键技巧和方法：（1）明确任务：确定需要写的公文或文件的类型及目标受众（2）收集资料：准备相关背景信息和数据，为写作提供支持（3）撰写指令：输入详细写作要求，如字数、风格、要求等（4）生成修改：利用AI生成初稿，并进行必要的调整和修改 8. AI时代公文写作需要把握的五个基本要领：（1）立意是文章的‘大脑’ （2）主题是文章的‘灵魂’（3）结构是文章的‘骨架’ （4）材料是文章的‘血肉’（5）语言是文章的‘细胞’ 9. AI赋能写作人工校对要避开四种‘硬伤’（1）通篇浏览谨防‘宏观硬伤’； （2）保持敏感谨防‘政治硬伤’；（3）前后贯通谨防‘搭配硬伤’； （4）细而又细谨防‘隐形硬伤’。 10. AI辅助常用行政公文写作技巧：（重点）（1）请示/批复； （2）通知； （3）报告；（4）纪要； （5）函（每个文种讲解会给出AI写作的关键词萃取方法） 11. AI辅助常用应用文写作技巧（重点）：（1）工作计划/工作方案； （2）工作总结； （3）新闻稿；（4）演讲稿/讲话稿； （5）政务信息（每个文种讲解会给出AI写作的关键词萃取方法） 12. 问题答疑：AI时代公文（应用文）写作中的几个问题：（1）给领导发信息报送材料（纸质版/电子版），要注意什么？（2）企业对外发送信息相关材料，要注意什么？（3）涉密及敏感信息材料的报送，要注意什么？（4）错误发送了信息等相关材料，该如何处理？ 第三单元：沟通汇报——基于工作协同的高效沟通与汇报技巧 （一）上行沟通技巧——做个让领导放心的好下属 1．尊重上司的职权 2．恪尽职守不越位 3．请示汇报有分寸 4．有胆有识受器重 5．化解上司的误会 6. 面对批评勇担责 （二）下行沟通技巧——做个会沟通协调的好上司 1．学会赞美自己下属 2．化解员工牢骚抱怨 3．语言激励关键法宝 4．就事论事批评方式 （三）平行沟通技巧——做个受大家欢迎的好同事 1．主动的表达善意 2．不旁观也不盲从 3．求同存异建交情 4．相互补台不拆台 （四）客户沟通技巧——做个真诚自信的好伙伴 1．聚焦客户想听的话题 2．投其所好但不失原则 3．树立自己的正向口碑 4．不合理要求婉言拒绝 （五）办公室人员高情商职业化工作汇报的六大技巧 1. 大事情汇报节点，小事情汇报结果； 2. 让领导多做选择题，不要做问答题； 3. 汇报事项争取在30秒钟能切入正题； 4. 3分钟之内能够把一件事情汇报清楚； 5. 每次汇报重点事项最好不要超过3件； 6. 复述领导交办的重点工作并表态确认。 （六）工作协作中高情商向上工作汇报的关键步骤（结合案例） 结论先行——原因分析——风险提示——解决措施——未来建议——诚恳表态 第四单元：AI赋能——AI时代办公室提质增效的工具应用及实践技巧 1. AI时代办公室业务能力提升的认知理念 （1）技术驱动效率提升（智能化自动化代替重复性工作，企业降本增效） （2）行政岗位角色转型（从‘执行者’到‘优化者’，跨部门协同枢纽） （3）岗位能力迭代加快（复合性、技术性、业务性技能及持续性学习力） （4）数据驱动决策参谋（数据分析及成本预算为管理决策提供预测支持） （5）智能沟通人机协作（行业政策及管理制度查询、远程办公协同支持） （5）应急安全责任加重（智能系统不能替代的风险处理和冲突应急解决） 2. 行政管理中主流国产AI工具应用场景的性能对比 （其他常用：腾讯元宝、通义千问、即梦AI、秘塔搜索、科大讯飞、夸克） 3. 办公室管理中AI黄金提示词及设计方法（共100项） （覆盖行政工作全流程，助你从‘打杂能手’升级为‘效率专家’） （1）日常事务管理（20项主要工作提示词设计） （2）文书档案工作（20项主要工作提示词设计） （3）活动会务组织（20项主要工作提示词设计） （4）沟通协调工作（20项主要工作提示词设计） （5）后勤保障服务（20项主要工作提示词设计） 4．DeepSeek+核心工作场景的深度延展应用（选讲） （1）快速生成爆款文案 ：DeepSeek+豆包 （2）助力PPT构建制作 ：DeepSeek+KIMI/夸克 （3）辅助整理会议纪要 ：DeepSeek+OTTER （4）支持知识库生成 ：DeepSeek+NOTIONS （5）快速输出思维导图 ：DeepSeek+X mind （6）辅助专业图表制作及分析 DeepSeek+Mermaid （7）支撑数字人创建 ：DeepSeek+可灵 （8）高效生成短视频 ：DeepSeek+剪映 第五单元：会议组织——高效会议的策划组织和应变协调能力 1．高效的会议策划与组织的10大步骤 （1）会议的组织管理流程 （2）各种会议的协调安排 （3）会议管理的核心要点 （4）会议管理的细节处理 （5）会议管理的成本预算 （6）会议会场的布置原则 （7）会议的全局安排策略 （8）会议气氛引导的方法 （9）重要会议的收尾技巧 （10）会议组织成果输出 2. 会议成果输出的10大协同方式及应变技巧 （1）会议策划方案（清单）； （2）会议通知拟写与发布； （3）会议纪要撰写技巧及要求；（4）标准化会议议题评议案； （5）跨部门会议工作协作单； （6）会议经费预算及申请； （7）会后跟踪表制作技巧； （8）会议落实人/部门督察落实； （9）流程工作备忘录； （10）会议成果‘三步汇报法’。 3. 会议主持技巧、控场能力及职业形象塑造 第六单元：督办落实——行政督查督办工作的创新途径与方法 1．八项规定下，办公室行政督查督办工作的意义 2．完善督查督办工作的四项原则与四项制度 3．办公室做好督查督办工作的八个步骤 4．提升督查督办工作效能的途径和方法 5．办公室行政督办工作新思路与创新举措 6．如何拟写办结督查报告、督办通报 7．文件催办的艺术与技巧（如何催领导、催同级、催下级） 8. 小组研讨：行政工作中的五XIN督办工作法（心-新-芯-薪-欣） 第七单元：统筹协同——办公室跨部门统筹协同工作胜任技能 1. 办公室行政部门的关键事务统筹管理 （1）明确行政部门及岗位职责 （2）加强内外部业务协调沟通 （3）收集整合内外部各项资源 （4）培育贯宣和践行企业文化 （5）提供领导决策的各项数据 （6）塑造企业对内对外新形象 2. 办公室人员跨部门协同‘职业化34567’关键赋能 （1）新常态下办公室人员3大核心业务技能 （2）企业管理升级下办公室人员‘4字诀’ （3）办公室人员职业化能力突破‘5步法’ （4）办公室人员职业化突破‘6XIN事业法’ （5）办公室人员务实协作的7大角色适应 3. 办公室常见人际问题处理及应对技巧（结合案例）： 问题1：如何将员工的意见向上级领导反映？ 问题2：工作中与上级领导意见不一致怎么办？ 问题3：如何处理行政团队中员工的抱怨情绪？ 问题4：当同事之间闹矛盾的时候，该如何处理？ 问题5：如何向团队员工传达执行上面的任务？ 问题6：如何处分行政管理工作中违纪的同事？ 第八单元：政商礼仪——行政工作中职业化政商礼仪与接待技巧 1．政商礼仪的重要性----不学礼，无以立 2．形象（着装）礼仪----职业化形象标准打造（现场演练） 3．行为举止礼仪----一招一式尽显职业风范（现场演练） 4．沟通谈判礼仪---- 建立顺畅自如沟通渠道（现场演练） 5．职场社交礼仪---- 坐对位置说对话做对事（现场演练） 6. 标准接待礼仪：站坐行、主宾礼、介绍礼、问候礼、拜访礼、伴手礼、握手礼、行车礼、用餐礼、敬酒礼、送行礼等（现场演练） 7．礼仪成就职业习惯，细节决定企业成败 第九单元：档案管理——数字化时代档案管理与数据安全保密 1. 数字化时代企业为什么需要档案管理工作？ 2. 新《档案法》规定：制度化、流程化、数字化、规范化、标准化 3. 新时期档案管理的六项标准化制度 4. 档案管理人员的工作职责与标准流程 5. 档案标准化归档的16大范围 7. 档案的借阅、复印、保密、保管、销毁方法 8. 各类型档案数字化分类管理的四大方法 9. 数字设备端涉密档案及文件的加密管理要求 10．保险柜、印章、电子印签、秘钥管理方法 第十单元：能力重构——AI赋能行政管理岗位业务生态重构 1. AI赋能行政管理业务的四个方面： （1）传统业务保留区（AI辅助执行） （2）人机协同业务拓展区（AI与人力互补） （3）战略升级业务创新区（人主导高价值领域） （4）技术管理边界区（AI工具监管与升级） 2. AI赋能行政管理‘职业化4567’能力重构 （1）AI赋能行政管理职业化能力突破‘四步法’ （2）AI赋能企业管理升级下职业化能力‘五字诀’ （3）AI时代行政管理岗位职业化突破的‘六XIN事业法’ （4）AI常态下行政管理岗位七重职业化角色重塑 （5）警惕国企行政管理岗位的八大‘角色失能’